CIRCULAR INFORMATIVA
PARA: PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
DE: DIRECCIÓN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
ASUNTO: TRAMITE DE PAGOS
Nos permitimos informar que, dentro del proceso de mejora continua de la gestión administrativa de Colgrupo, se hace necesario establecer políticas y procedimientos que le brinden seguridad, soporte y organización a las actividades derivadas de dichas operaciones, de obligatorio cumplimiento para todas las personas involucradas en las mismas.
Políticas de pago a Terceros
- Adoptar el Formato de Información de Terceros y el RUT actualizado, como documentos requeridos en el proceso de suscripción de contratos.
- Adoptar el Formato de Autorización de Pago, como requisito para tramitar el pago de facturas y cuentas de cobro.
Radicación de Facturas y Cuentas de Cobro
- Las facturas y cuentas de cobro serán recibidas y radicadas en la sede de la empresa, ubicada en la carrera 59A No. 6A – 32, Santiago de Cali.
- La empresa , recibirá facturas y/o cuentas de cobro, todos los días de lunes a viernes, en el horario de 8:00 AM a 5:00 P.M. con los cortes en los días 10 y 25 de cada mes.
- Las facturas y/o cuentas de cobro deben soportarse con los siguientes documentos al momento de su radicación:
| Personas Naturales |
| 1. Cuenta de Cobro para régimen simplificado (cumpliendo los requisitos de Ley). |
| 2. Factura para régimen común, la cual cumpla con los requisitos exigidos en la normatividad vigente. |
| 3. Copia del reporte de pagos a seguridad social (salud, arl y pensión), en cumplimiento a lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. En los contratos u órdenes de compra de vigencia indeterminada, el ingreso base de cotización es el equivalente al 40% del valor bruto facturado en forma mensualizada. |
| Personas Jurídicas |
| 1. Factura que cumpla con los requisitos exigidos en la normatividad vigente. Informando la calidad de Grandes Contribuyentes. |
| 2. Certificación de pago de aportes parafiscales firmada por el representante legal y/o el revisor fiscal, del último período de pago, de acuerdo a lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. |
| 3. La empresa deberá aplicar retención de Impuesto de Industria y Comercio ICA a contribuyentes del régimen común, que no se hayan clasificado como Grandes Contribuyentes por la DIAN o la SHD. |
- Si revisadas las facturas y/o cuentas de cobro, así como los documentos soporte, se encuentra algún tipo de inconsistencia, se procederá a su devolución dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su radicación. El plazo de pago empezará a contar nuevamente a partir de la radicación de la documentación en debida forma.
Pago de Facturas y Cuentas de Cobro
- Nuestra empresa pagará a sus proveedores y contratistas, de acuerdo al tiempo pactado con el proveedor y/o contratista, siempre y cuando cumpla los requisitos de: i) cumplimiento de las obligaciones contractuales objeto de pago. y ii) presentación en cuanto a concepto, valor y condiciones tributarias. Se exceptúan de este plazo los pagos especiales, calificados por la Dirección Financiera y Administrativa.
- Nuestra efectuará pagos a los proveedores y/o contratistas los días 05 y 20 de cada mes, mediante abono en cuenta, vía transferencia electrónica a la cuenta bancaria reportada por el respectivo proveedor y contratista. En el evento que el día 05 y 20 de cada mes llegue a ser día festivo, el pago se realizará el día hábil inmediatamente siguiente.
